รู้จักที่เก็บเอกสารแต่ละประเภท

OneDrive

พื้นที่เก็บข้อมูลส่วนบุคคล ที่สามารถเก็บข้อมูลไว้บน cloud

1. สำรองข้อมูลจากเครื่อง laptop ป้องกันการสูญหายกรณีเครื่องเสียหาย

2. สามารถเข้าใช้งานได้จากหลายอุปกรณ์

3. สามารถแชร์ข้อมูลให้บุคคลอื่นได้ โดยระบุอีเมล์ของผู้ที่ต้องการให้เข้ามาร่วมใช้งาน

4. เนื้อที่ใช้งานแต่ละบุคคล 1024 GB

5. ข้อจำกัด หากพนักงานลาออก ข้อมูลที่เก็บไว้ในส่วนบุคคลจะถูกลบออก จึงไม่เหมาะสมกับการเก็บข้อมูลของทีมในระยะยาว แต่อาจทำงานร่วมกันในช่วงสั้นๆได้

ใช้งาน: 

              https://tdshoptawandang-my.sharepoint.com/  แถบด้านซ้าย เลือก "My files" หรือใช้ผ่าน OneDrive ที่ติดตั้งบนเครื่องคอมพิวเตอร์

SharePoint Group

พื้นที่ใช้งานเป็นกลุ่มทำงาน โดยจะต้องขอทาง IT Supportสร้างให้เป็นรายกรณีไป โดยเมื่อมีการสร้าง group จะมีพื้นที่ส่วนนี้ถูกสร้างให้ใช้แชร์ข้อมูลอัตโนมัติ เพื่อใช้เก็บไฟล์ภายในกลุ่มนั้นๆ เช่น group ของสำนัก หรือ แผนก

1. สำหรับใช้เก็บไฟล์ที่ยังมีการเคลื่อนไหวและทำงานร่วมกันอยู่ (lived-document)

2. พื้นที่ใช้งานแต่ละ group ขนาด 5 GB

 ใช้งาน:

              https://tdshoptawandang-my.sharepoint.com/ แถบด้านซ้าย ภายใต้ "Quick Access"  หรือ MS Team ที่ติดตั้งบนเครื่องคอมพิวเตอร์

SharePoint Site

พื้นที่ใช้งานเป็นกลุ่มทำงาน โดยจะต้องขอทาง IT Supportสร้างให้เป็นรายกรณีไป มีวัตถุประสงค์ในการแชร์ข้อมูลในกลุ่มทำงานที่สร้างขึ้น แบบเฉพาะเจาะจง เช่น ทีม finance ร่วมกับทีม SCM เป็นต้น

1. ใช้ทำงานร่วมกันข้ามทีม (ข้าม Group)

2. สำหรับเก็บข้อมูลที่ยังมีการทำงานกันอยู่ (lived-document) 

3. ไม่เหมาะสำหรับเก็บข้อมูลที่ไว้อ้างอิงในระยะยาวซึ่งไม่มีการเคลื่อนไหว เนื่องจากราคาแพง

4. พื้นที่ใช้งาน กำหนดให้ตามความจำเป็น (พื้นที่ในส่วนนี้เหลือค่อนข้างจำกัดแล้ว)

ใช้งาน:

             https://tdshoptawandang-my.sharepoint.com/ แถบด้านซ้าย ภายใต้ "Quick Access" หรือ MS Team ที่ติดตั้งบนเครื่องคอมพิวเตอร์

MS Team Chat

พื้นที่ใช้งานชั่วคราวที่ถูกสร้างขึ้นระหว่างที่ chat กัน ซึ่งข้อมูลทั้งหมดจะถูกลบออกเมื่อกลุ่ม chat นั้นๆปิดไป 

1. ใช้สำหรับรับส่งไฟล์หรือแชร์ไฟล์ในการพูดคุยใน chatนั้นๆ เป็นการชั่วคราว ซึ่งอาจหมดอายุหรือสูญหายได้ในภายหลัง

2. ไม่ใช่พื้นที่สำหรับเก็บรักษาไฟล์

DMS (zDox)

สำหรับเก็บเอกสารสัญญา หรือเกี่ยวข้องกับกระบวนการทางกฎหมายที่ final แล้ว 

1. พื้นที่เก็บไฟล์อย่างเป็นทางการของบริษัท (สำหรับเอกสารที่ final แล้ว ไม่มีการปรับแก้ไข)

2. ต้องการความสามารถในการค้นหา โดยใช้ label เช่น สัญญาของ partner

3. มีข้อจำกัดในการ upload ไฟล์ขนาดใหญ่ เช่น วิดีโอ ให้ใช้ร่วมกับ Huawei Object Storage และทำลิงค์ไปจาก DMS

ใช้งาน:

            https://dms.tdshop.io/login

Huawei Object Storage (OBS)

พื้นที่ราคาประหยัดสำหรับเก็บรักษาไฟล์ระยาว ซึ่งมีขนาดใหญ่ หรือจำนวนมาก ซึ่ง DMS ไม่สามารถรองรับได้ หรือมีความยากลำบากในการ upload 

1. ใช้สำหรับ เก็บไฟล์ที่สำหรับไว้อ้างอิงระยะยาว ที่มีขนาดใหญ่ หรือจำนวนมากๆ เช่น วิดีโอ หรือภาพถ่าย

2. ใช้สำหรับเก็บไฟล์ในระยะยาว สำหรับข้อมูลที่ไม่ได้มีความต้องการพิเศษ หรือมีข้อกำหนดว่าจะต้องเก็บใน DMS

3. หากเป็นข้อมูลวิดีโอ สามารถกด play preview เพื่อดูภาพได้บน browser

4. อาจจะร่วมกับ DMS โดยใช้วิธีอ้างอิง แปะ link refer จาก DMS ไปยัง Huawei OBS ขึ้นอยู่กับแต่ละสำนักจะออกแบบให้เหมาะสมกับการใช้งาน

5. พื้นที่มีขนาดไม่จำกัด (คิดค่าบริการตามจำนวนพื้นที่เก็บข้อมูล)

ใช้งาน:

https://auth.huaweicloud.com/authui/login.html?locale=en-us&service=https%3A%2F%2Fwww.huaweicloud.com%2Fintl%2Fen-us%2F#/login    เลือก Federated User login ด้านล่างของเมนู login 

Google Workspace

สงวนสำหรับใช้งานสำหรับการใช้แชร์ข้อมูลกับหน่วยงานภายนอกบริษัท และ/หรือ กรณีที่ไม่สามารถใช้งานด้วย sharepoint ได้ 

ข้อควรระวัง ระบบไม่สามารถกำหนดห้ามแชร์ข้อมูลให้กับบุคคลภายนอกได้ ดังนั้นควรใช้ด้วยความระมัดระวัง และห้ามแชร์ให้บุคคลภายนอก หากไม่มีความจำเป็น และโปรดทราบว่า การแชร์ให้หน่วยงานภายนอก หรือภายใน ขึ้นอยู่กับ configuration แต่ละไฟล์ แยกกันโดยอิสระ)

1. เมื่อสร้างไฟล์ในพื้นที่โฟล์เดอร์ของทีม ไฟล์จะมีผู้ที่สร้างไฟล์ เป็นเจ้าของไฟล์ และยังใช้โควต้าพื้นที่ส่วนตัวของเจ้าของไฟล์อยู่ (ทุกคนมี 15GB)

2. เมื่อสร้างไฟล์ หรือวางไฟล์ในโฟล์เดอร์ของทีม แล้ว ให้เปลี่ยนเจ้าของไฟล์เป็น workspace-admin@cjmart.co.th ทุกๆไฟล์ เพื่อให้ไฟล์ดังกล่าวมาใช้โควต้าพื้นที่ส่วนกลางของบริษัท 

3.  หากสร้างไฟล์ไปเรื่อยๆโดยที่ไม่เปลี่ยนเจ้าของไฟล์ให้เป็น workspace-admin@cjmart.co.th พื้นที่ส่วนตัวที่มีจำกัด 15GB จะเต็ม และไม่สามารถสร้างไฟล์ หรือ upload ไฟล์อื่นๆได้อีก

4. เมื่อพนักงานลาออก ไฟล์ใดๆที่ไม่ได้วางในพื้นที่ส่วนกลางที่จัดสรรไว้ให้ และไม่มีการแชร์ใช้งานกับพนักงานคนอื่นที่ยังมีสถานะเป็นพนักงาน จะถูกลบออกจากระบบ

ในกรณีที่ต้องการจะเปลี่ยนเจ้าของ ให้กับไฟล์และโฟลเดอร์จำนวนมาก สามารถใช้ scipt ตาม คู่มือนี้ ได้

นอกจากนี้มีการใช้งานในลักษณะที่รับข้อมูลจากระบบ อื่นๆ เช่น 

1. สำหรับ export ข้อมูลอกจาก BigQuery

2. สำหรับรับข้อมูลจาก user โดยผ่าน gsheet เพื่อที่ระบบจะนำค่าไปประมวลผลต่อ

พื้นที่ค่อนข้างจำกัด ใช้งานรวมกันทั้งบริษัท เบื้องต้นกำหนดให้ทั้งบริษัทรวมกัน 8 TB

ใช้งาน: 

             อ้างอิงตามตารางด้านล่าง